7 трика на Ексел, които ще ви спестят много време и усилия

1 одобрение 0 неодобрения
попитан 2016 декември 31 в Excel от BgExcelAdmin цар (637 точки)
редактиран 2017 януари 3 от BgExcelAdmin

В днешно време Ексел е незаменим помощник при обработка и анализ на различни видове данни. Ето затова е важно правилното разбиране за това как работи Ексел. В тази статия Ви представяме трикове на Ексел, които не само значително ще подобрят Вашите умения, но и ще Ви спестят много време и усилия, ако често Ви се налага да ползвате този софтуер.

1. Пивот таблици

Пивот таблиците са изключително полезен инструмент при обработката на данни. Пивот таблицата представляват сумарна таблица, която нагледно съпоставя различни параметри, които искате да измерите. Можете лесно да видите средната стойност на дадена променлива, да я сравните с друга променлива. Да кажем, че имате резултати от една анкета за образованието в различните училища и искате да съпоставите нивото на владеене на английски език на учениците, които са завършили гимназия и на учениците, които са завършили техникум. В този случай пивот таблицата ще ви свърши отлична работа. Имайте предвид, че не трябва да имате празни редове в таблицата на която ще правите пивот, в противен случай тя няма да може да се създаде. Тук има повече инфо как се прави пивот таблица.

2. Създаване на графики и диаграми

В Ексел може лесно да визуализирате обобщените резултати от анализа на Вашите данни чрез красиви графики и диаграми. Тук ще ви покажем как може да направите 3D колонна диаграма в Ексел. За целта е необходимо да подредите данните, които искате да визуализирате. В нашия пример ние ще вземем резултатите от отговорите на въпроса „За какво най-често ползвате интернет”?

excel table example

След като подредите информацията от Insert таба избирате Column -> 3D Column. Ще се появи диаграма, която нагледно да покаже тези резултати. Можете да промените цветовете и изгледа на колоните от Design->Chart styles. Ето как изглеждат тези резултати сега:

excel graph example

3. Премахване на дупликати

Когато работим с по-голяма база данни, обикновено срещаме дубликирани редове. Дубликираните редове могат да бъдат пречка при работата с формули и не само. Може например информация за една компания да се съдържа на няколко различни редове, а на вас да ви трябва списък с всички компании без дубликирано съдържание. Тук на помощ идва опцията remove duplicates. За да премахнете дубликатите, маркирайте колоната, в която се съдържат. После отидете в data таба, data tools групата и изберете remove duplicates.

4. Текст към Колони (на англ. text to columns)

Изключително полезна опция на Ексел, чрез която може да разделим две думи от една клетка в две различни клетки. Например името на фирмата и Булстат номера са в една клетка, а на вас ви трябва да са в отделни клетки? Или искате да разделите първото име от фамилията? В този случай на помощ идва текст към колони опцията. За целта маркирате колоната, която искате да разделите и от data таба избирате text to columns. Трябва да се появи прозореца Convert text to Columns. Давате next, след което слагате тикче на space, както е показано на това изображение.


text to columns example

След като сте готови избирате next и накрая finish. В крайна сметка вече ще имате две колони вместо една.

5. Функции

Функциите са неразделна част от Ексел. Ексел има над 400 вградени формули. Те обаче могат да се комбинират и потребителите могат да създават свои собствени функции според техните нужди, така че реалният им брой е много по-голям. Фунциите имат огромен спектър на приложение, могат да се извършват много математически операции, също така могат да служат дори за обработка на текст. Сред най популярните изчислителни функции на Ексел са sum, sumif, count, counta, countif. Функциите vlookup и index-match вършат чудесна работа при обработка на данни от няколко таблици, а формулите concatenate, len, left, right и mid са неразделен помощник при обработката на текст. В тази статия можете да прочетете повече за това кои са най-често използваните фунции в Ексел и как да ги използваме

6. Клавишни комбинации

Клавишните комбинации са едно изключително богатство на Ексел, защото спестяват на потребителя време и досадата от непрестанно цъкане с мишката. Ще се учудите, че много малко хора са запознати с тези клавишни комбинации и колко голямо приложение имат те. Ето едни от най-полезните „горещи” ключове, които подбрахме специално за Вас. Използвайте ги!

Клавишни комбинации

Действие

Ctrl + Down/Up Arrow

Мести на най-долната/горната клетка в колоната

Ctrl + Shift + Down/Up Arrow

Маркира всички клетки отдолу/отгоре в колоната

Ctrl + F

Намери и замени

 

Shift + F11

Създава нов уъркшийт

Ctrl + (Pg Dn/Pg Up)

Мести в десния/левия уъркшийт

Alt + =

Автоматично сумира всички клетки отгоре в колоната

Ctrl + 2

Прави текста Bold

Ctrl + 3

Прави текста Italic

Ctrl + 4

Прави текста подчертан

Ctrl + 9

Скрива редове

Ctrl + 0

Скрива колони

Ctrl + Shift + (

Открива скрити редове

Ctrl + Shift + )

Открива скрити колони

Shift + Space

Маркира цял ред

Ctrl + Space

Маркира цяла колона

Ctrl + K

Добави хиперлинк

Ctrl + D

Копирай горната клетка

Ctrl + R

Копирай долната клетка

Ctrl + W

Затваря екселския файл

Ctrl + N

Отваря нов екселски файл

 

7. Conditional formatting

Опцията за форматиране на данните в ексел, ако те отговарят на определено условие е изключително полезна и намира голямо приложение в обработката на данни. За да използвате тази функционалност, от home таба избирате conditional formatting и можете да изберете как искате да се форматират данните според вашите нужди. Можете например да оцветите в определен цвят клетки, в които има стойности над определена стойност или тези които са над средния резултат например.

Ексел е софтуер, който има много функционалности и е незаменим помощник на хората, които се занимават с обработка и анализ на данни. Познаването на работата на този софтуер може значително да улесни работата Ви. Затова ние Ви препоръчваме да не спирате да се информирате и надграждате знанията си, както и да споделяте опита си с другите.

Вашият отговор

Име, което ще бъде показвано за Вас (не е задължително)
Конфиденциалност: този е-майл адрес ще бъде ползван само за изпращане на тези нотификации.
Код за проверка срещу спам:
За да избегнете тази проверка в бъдеще, моля влезте или се регистрирайте.
Добре дошли в българския форум за Ексел и Майкрософт офис! Тук можете да питате хора със знания и опит, както и да споделите знанията и опита си с другите.
...